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青海省蚕豆产业技术研发转化平台档案管理制度

  

  为了使平台的立卷归档工作顺利进行,完整地保存平台在各项活动中形成的文件材料,更好地服务平台建设需要,根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定,结合平台工作的实际,制定此档案管理制度。

  第一条  为保障档案管理工作的顺利进行,平台应准备专用的档案袋和档案柜。

  第二条  指定平台秘书为档案管理员,负责档案管理的各项工作。

  第三条  档案管理员做好平台需归档文件材料的收集整理工作,保证其完整、及时归档。同时积极开展档案利用,及时、准确、迅速地提供各种档案,为平台各项工作和首席科学家决策服务,并做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

  第四条  凡是在平台日常工作、基地建设、专题调研、学术研讨、项目立项及结项等重大活动中形成的文字、图片、照片、表格、视频资料、会议通知、会议文件及资料、研究报告、专利成果、学术论文、工作计划与总结等均纳入归档范畴。

  第五条  平台首席科学家、功能室主任、岗位专家、项目负责人应将办理完毕或工作中形成的文件材料,及时主动地交档案管理员立卷归档,集中管理,任何个人不得据为已有。

  第六条  电子文件及资料实行集中统一管理,归档采用逻辑归档和物理归档两种方式,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

  第七条  各功能室根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝,编制目录和《归档电子文件登记表》。

  第八条  各功能室应及时将应归档的材料移交档案管理员,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、手续清楚,移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

  第九条  平台档案可供各功能室主任、岗位专家、项目负责人查阅利用,查阅档案资料时需办理查阅登记手续,填写“借阅登记表”。

  第十条  查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出档案室。

  第十一条  需复印(部分或全部)档案材料的,应登记并在利用效果登记表上注明。

  第十二条  建立《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿,查阅档案资料者,要及时将利用效果反馈给档案管理员。